Winterlager und Abstellplätze vermieten: So rechnen Betreiber mit Fakturia automatisch ab

Wenn im Herbst die Wohnwagen, Boote und Oldtimer einziehen, beginnt für Vermieter von Stellplätzen die arbeitsreichste Zeit des Jahres. Verträge müssen geschlossen, Rechnungen geschrieben, Zahlungen überwacht werden. Und im Frühjahr, wenn die Saison beginnt, kommen die Kündigungen und Auslagerungen. Wer das mit Tabellen und Word-Vorlagen erledigt, merkt spätestens bei 30 Mietern, wie viel Zeit das kostet.

Dieser Beitrag richtet sich an alle, die Abstellplätze, Hallenplätze, Freiflächen oder Bootsliegeplätze vermieten: Landwirte mit freien Scheunen, Betreiber von Lagerhallen, Campingplätze, Marinas und Anbieter von Winterlagern. Wir stellen die Abrechnungssoftware Fakturia vor, vertiefen zwei Funktionen, die im Vermietungsgeschäft besonders helfen, und zeigen, warum der Oktober ein guter Zeitpunkt ist, die Abrechnung neu aufzustellen.

Fakturia im Überblick: ein System vom Mietvertrag bis zum Geldeingang

Fakturia ist eine Subscription-Management-Software für Unternehmen mit wiederkehrenden Einnahmen. Sie automatisiert den Abrechnungsprozess so weit, dass sich nach Angaben des Anbieters bis zu 85 % der Zeit einsparen lassen. Entwickelt wurde sie ausschließlich in Deutschland von der Luminea IT Services GmbH aus Sauerlach bei München, die seit 2007 am Markt ist und in Privatbesitz ihrer Gesellschafter steht. Die Server stehen in einem zertifizierten Rechenzentrum in Nürnberg, ein Auftragsverarbeitungsvertrag wird abgeschlossen.

Der Funktionsumfang im Überblick:

• Verträge: Mietverträge mit Mindestlaufzeit und Kündigungsfrist, inklusive Kündigungsabwicklung.
• Rechnungen: Der Rechnungslauf erstellt fällige Rechnungen und verschickt sie als PDF automatisch per E-Mail.
• Zahlungen: Lastschrift über die Hausbank oder Zahlungsanbieter wie Stripe, Adyen, Unzer und PayPal.
• Mahnwesen: mehrstufig, mit automatischer Behandlung von Rücklastschriften.
• Kundenportal: Mieter rufen Rechnungen selbst ab und bezahlen online.
• Buchhaltung: DATEV-Anbindung, passive Rechnungsabgrenzung und Zugriff für den Steuerberater.
• Schnittstellen: REST-API, Webhooks, Zapier und Locoia.

Vertiefung 1: Mietverträge, Preise und Vorauszahlung sauber abbilden

Vertrag mit Laufzeit und Kündigungsfrist

Ob Wohnwagen im Winterlager, Boot an Land oder Oldtimer in der Halle: Jeder Platz ist ein Vertrag mit einem Preis, einer Mindestlaufzeit und einer Kündigungsfrist. In Fakturia erfassen Sie all das direkt am Vertrag, die Kündigungsabwicklung läuft im System mit. Wenn Sie Verträge online anbieten, benötigen Sie zudem den gesetzlich vorgeschriebenen Kündigungsbutton (§ 312k BGB) auf Ihrer Website. Fakturia unterstützt ihn: Er lässt sich per Link einfach in die Seite einbauen.

Preise: Pauschale, Sonderpreis, Rabatt

Die Preise für Ihre Plätze hinterlegen Sie als Artikel, als Pauschale pro Monat oder Jahr. Für Stammkunden, die jedes Jahr wiederkommen, vereinbaren Sie einen Sonderpreis am Vertrag, der dem Artikelpreis vorgeht. Ein Frühbucherrabatt lässt sich mit festem Gültigkeitszeitraum anlegen, auch nur für einzelne Artikel. Die Steuer berechnet Fakturia anhand der Warengruppe des Artikels. Und wenn Sie im Folgejahr die Preise erhöhen wollen, erfassen Sie die Änderung schon heute mit Datum in der Zukunft. Beachten Sie dabei: Verträge ohne Sonderpreis erben geänderte Artikelpreise automatisch. Sollen Bestandsmieter zum alten Preis bleiben, hinterlegen Sie Sonderpreise oder legen für die neue Saison einen neuen Artikel an.

Vorauszahlung und Rechnungsabgrenzung

Viele Vermieter stellen die Rechnung für den Winterlagerplatz im Voraus, die Leistung erstreckt sich aber über mehrere Monate. Buchhalterisch gehört der Ertrag dann anteilig in die jeweiligen Monate. Fakturia übernimmt das mit der passiven Rechnungsabgrenzung: Beim Buchhaltungsexport bildet die Software Abgrenzungsposten auf Monatsbasis und löst sie anschließend wieder auf. Die fertigen Buchungssätze gehen über die DATEV-Schnittstelle direkt an DATEV Unternehmen online, zusammen mit den PDF-Rechnungen als Belegbilder. Ihr Steuerberater kann auf Wunsch eine eigene Rolle mit passenden Zugriffsrechten erhalten und muss nicht mehr nach Unterlagen fragen.

Für Ihre Übersicht stellt Fakturia außerdem Auswertungen als CSV bereit, zum Beispiel die Liste der Verträge, die Aufstellung von Neuverträgen und Kündigungen sowie eine Umsatzprognose. So sehen Sie schon im Winter, welche Plätze im Frühjahr frei werden und mit welchen Einnahmen Sie in den nächsten Monaten rechnen können. Die Reports lassen sich in der Oberfläche oder per API abrufen.

Vertiefung 2: Geld einziehen, Mieter einbinden und Platzgeber bezahlen

Einzug, Portal und Mahnung

Mieter von Stellplätzen sind meist Privatpersonen, die ihr Hobby pflegen und keine Lust auf Papierkram haben. Das Kundenportal von Fakturia kommt ihnen entgegen: Sie sehen ihre Rechnungen ein und laden sie herunter, ändern ihre Adresse, sehen ihre Verträge und Dokumente ein und können offene Rechnungen online bezahlen, zum Beispiel per Sofortüberweisung oder PayPal. Auch neue Kreditkartendaten lassen sich dort hinterlegen. Für Sie heißt das: weniger Anrufe im Herbst und im Frühjahr.

Wer per Lastschrift zahlt, wird über die Hausbank abgerechnet, was meist günstiger ist als der Weg über einen Zahlungsanbieter. Bleibt eine Zahlung aus, greift das mehrstufige Mahnwesen mit einer E-Mail pro Stufe und der offenen Rechnung im Anhang. Kommt eine Lastschrift zurück, erkennt Fakturia das über den Kontoabruf bei finAPI, benachrichtigt den Mieter und berechnet eine frei definierbare Gebühr. Danach wird der Mieter auf Überweisung umgestellt oder der Vertrag pausiert, so wie Sie es festlegen.

Wenn Sie Plätze von anderen anmieten

Mancher Anbieter betreibt kein eigenes Gelände, sondern mietet Scheunen, Flächen oder Hallen von Landwirten und Eigentümern an und vermietet sie weiter. Dann fließt auch Geld in die andere Richtung. Fakturia bildet solche Auszahlungen als Vertrag mit negativem Betrag ab: Daraus entstehen automatisch monatliche Gutschriften, die per SEPA-Überweisung ausgezahlt werden. Die Pacht an den Eigentümer läuft so im selben System wie die Mieteinnahmen. Zu unterscheiden ist das von der Provisionsabrechnung, die für Vertriebspartner gedacht ist, etwa für Vermittler, die Ihnen Mieter zuführen.

Aktuell: Saisonstart nutzen, bevor es richtig losgeht

Der Herbst ist für Vermieter von Winterlagern die beste Gelegenheit, die Abrechnung neu aufzusetzen, denn die Plätze füllen sich gerade. Wer jetzt den Testmandanten anlegt, kann seine Artikel, Preise und Laufzeiten in Ruhe durchspielen, bevor die Hochphase beginnt. Und bei laufender Saison lässt sich schon an die nächste denken: Preise für das kommende Jahr tragen Sie jetzt mit Gültigkeitsdatum ein, und die Verträge laufen im Frühjahr mit den definierten Kündigungsfristen aus. Der Rechnungslauf nimmt Ihnen die monatliche oder jährliche Rechnungsstellung ab, sodass sich Ihre Arbeit auf die Platzvergabe und Kundenpflege konzentrieren kann.

Praktisch ist dabei die Neuigkeit aus dem März 2026: Mit der FLEX-Serie bietet Fakturia eine Tarifserie ohne monatliche Grundgebühr an, die rein umsatzbasiert abgerechnet wird. Sie richtet sich an Betreiber, die auf ihr Budget achten müssen, also auch an kleine Winterlager mit wenigen Plätzen. Wer größer ist oder Inklusivkontingente braucht, findet in der Business-Serie das klassische Modell mit Grundgebühr. Ein Wechsel von FLEX nach Business ist erst nach 36 Monaten möglich.

So starten Sie

Der kostenfreie, unverbindliche und zeitlich unbegrenzte Testmandant (Sandbox) ist der einfachste Einstieg: Legen Sie Ihre Plätze als Artikel an, erfassen Sie ein paar Mietverträge und lassen Sie einen Rechnungslauf durchlaufen. Wer Unterstützung möchte, bucht das Premium-Onboarding für einmalig 1.200 Euro: Das Team richtet die Sandbox gemeinsam mit Ihnen ein und überträgt anschließend alle Einstellungen in die Produktivumgebung. Der Login lässt sich per Zwei-Faktor-Authentifizierung absichern.

Häufige Fragen

Mehr Informationen finden Sie auf fakturia.de und in der Dokumentation.